LÀM SAO ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG?

LÀM SAO ĐỂ TỔ CHỨC MỘT SỰ KIỆN THÀNH CÔNG?

Nhu cầu tổ chức sự kiện nay là cực kì phổ biến, hàng loạt doanh nghiệp có nhu cầu làm những sự kiện từ đơn giản đến phức tạp như: khai trương cửa hàng, tổ chức year end party cho công ty hay ra mắt sản phẩm,… Với nhu cầu tổ chức sự kiện cao như vậy, hàng loạt công ty sự kiện ra đời từ lớn đến nhỏ để phục vụ cho các doanh nghiệp.

Cạnh tranh trong ngành ngày càng gay gắt, các công ty sự kiện cần phải chứng minh được sự chuyên nghiệp của mình bằng các sự kiện thành công và để lại nhiều dấu ấn để thu hút khách hàng, thu hút các doanh nghiệp chọn công ty mình mà không phải công ty đối thủ. Tuy nhiên để tổ chức một sự kiện thành công thì có rất nhiều vấn đề mà công ty tổ chức sự kiện cần phải quan tâm, từ khâu ý tưởng, chi phí đầu tư, sự độc đáo sáng tạo, khách mời, cũng như sự quảng bá rộng rãi về sự kiện đó.

Vậy làm sao để tổ chức một sự kiện thành công?

- Đầu tiên, bạn phải xác định được mục tiêu của sự kiện mà mình sắp tổ chức: nếu không xác định được mục tiêu của sự kiện thì bạn đã thất bại ngay từ đầu. Vì mục đích của sự kiện chính là yêu cầu của khách hàng, nếu không hiểu được yêu cầu của khách hàng để đáp ứng mong muốn của họ thì chắc chắn họ sẽ không bao giờ quay lại tìm công ty bạn nữa. Ví dụ như khách hàng muốn tổ chức một sự kiện khai trương chi nhánh, bạn phải nắm bắt được mục đích của sự kiện là khai trương để có thể triển khai các chương trình, các ý tưởng phù hợp.

- Xác định kinh phí của sự kiện: Cần phải xác định chi phí chính xác để tránh những rủi ro về sau. Một sự kiện nhỏ thì không nên có chi phí quá nhiều, hay một sự kiện lớn thì nên xác định chính xác chi phí, tránh trường hợp thiếu ngân sách trong quá trình triển khai sự kiện. Nếu việc thiếu ngân sách diễn ra, sẽ dẫn đến việc tiến trình thực hiện sự kiện bị trì trệ hay tệ hơn là sẽ không thể diễn ra đúng yêu cầu, mong muốn của khách hàng.

- Tìm địa điểm tổ chức sự kiện hợp lý: Đây là việc quan trọng cần phải làm trước tiên sau khi bạn đã ấn định ngày tổ chức sự kiện, cần phải chắc chắn có nơi để sự kiện diễn ra. Tránh tình trạng xem nhẹ địa điểm tổ chức, chỉ lo lên ý tưởng kịch bản chương trình, đến khi mọi vấn đề đã xong xuôi thì không còn địa điểm trống để tổ chức vì các công ty khác đã đặt chỗ hết.

- Ý tưởng thực hiện sự kiện (Nội dung và lịch trình sự kiện): Các công ty sự kiện cần phải có một đội ngũ chuyên thiết kế các chương trình, lên kịch bản sự kiện đúng với mong muốn nhu cầu của khách hàng. Ý tưởng sáng tạo, nội dung ngắn gọn xúc tích nhưng vẫn truyền tải được thông điệp, nội dung của chương trình.

- Khách mời: Cần phải xác định rõ những đối tượng khách mời mà sự kiện nhắm đến, chắc chắn những khách mời đó sẽ mang lại được lợi ích cho sự kiện. Tránh trường hợp khách mời đến thì đông, nhưng vì những mục đích không liên quan gây tốn thời gian và tiền bạc của công ty tổ chức, cũng như không mang lại được lợi ích gì cho doanh nghiệp khách hàng.

Tóm lại có khá nhiều yếu tố đễ dẫn đến sự thành công của sự kiện, trên đây là những yếu tố quan trọng nhất, nếu một trong những yếu tố trên không được thực hiện thỏa đáng, chính xác thì đó đã là thất bại của sự kiện mà bạn tổ chức.

Nếu muốn nhận được sự tư vấn, hay đang có nhu cầu tổ chức sự kiện hãy liên hệ với chúng tôi, công ty Vietlink chắc chắn sẽ mang đến chất lượng tốt nhất cho bạn.

Liên hệ sđt: 0909975731 – 0938277247